Propuesta de ejecución del Sprint para el primer cliente de la ruta: un cliente que acaba de contratar Google Workspace y quiere evitar la fuga de información antes de que ocurra.
El caso
Tr4chile contrató Google Workspace Business Starter y todavía no usa la plataforma. El gatillo de compra fue el riesgo de que la información de la empresa se vaya con quien renuncia. La contraparte es Patricio Toro, dominio tr4chile.cl.
El entregable estándar de la Ruta 05 es un informe de auditoría de la consola con hallazgos priorizados. Tr4chile no tiene consola con historia: no hay uso que auditar, no hay línea base, no hay hallazgos. Aplicar la plantilla tal cual sería vender algo que no existe.
En vez de auditar y remediar malos hábitos de tres años, diseñamos la gobernanza desde el día uno. El entregable cambia de auditoría a diseño de gobernanza implementado + políticas firmadas + protocolo de offboarding probado, con la línea base de adopción medida a los 30 días.
Y hay un argumento de urgencia real: si las cuentas se entregan sin estructura, cada persona empieza a guardar en Mi unidad y en tres meses el problema vuelve. El diseño tiene que ir antes de la carga de archivos.
Qué resolvemos
No es un curso de Google Workspace. Cada bloque de trabajo responde a una situación concreta que el cliente reconoce y que hoy no tiene forma de controlar.
"Se fue y se llevó los archivos."
Información crítica viviendo en unidades personales. Cuando la persona sale, la empresa pierde el acceso o directamente el archivo.
"No sé quién puede ver esto."
Permisos otorgados a personas de a una, sin registro ni criterio. Nadie puede responder quién accede a qué.
"Mandé el archivo y ya no lo controlo."
Adjuntos que se reenvían sin trazabilidad, descargas libres, enlaces sin caducidad hacia fuera del dominio.
"Le presté la clave a mi asistente."
Cuentas compartidas y accesos desde equipos personales sin segundo factor. Un password filtrado abre toda la empresa.
"Uso mi WhatsApp y mi Drive personal."
Información corporativa circulando por cuentas que la empresa no administra ni puede recuperar.
"Renunció alguien, ¿y ahora qué hago?"
Sin protocolo, la salida se improvisa: cuentas activas por meses o eliminadas sin transferir la propiedad de los archivos.
Plan de ejecución
Cargado íntegro en Jira, espacio NEW, épica NEW-2. Cada etapa tiene criterios de aceptación medibles y una validación con evidencia concreta.
Llegar al inicio con las cuentas operativas y el contexto del cliente en nuestras manos, para que la semana 1 se use en diseñar y no en coordinar.
La etapa que determina si el Sprint sirve o no. Nada se configura hasta que este diseño esté aprobado por el cliente.
Traducción del diseño a configuración real, antes de que el equipo empiece a cargar archivos. Aquí se registran también las brechas propias de Starter.
90 minutos con el grupo que maneja lo crítico. Cada participante sale con un proceso propio ya operando en unidad compartida, no con apuntes.
60 minutos para toda la plantilla. Como Tr4chile nunca usó Workspace, esta sesión también es el primer contacto real con la herramienta y queda como kit de inducción.
El cronograma actual pone lab y webinar el martes 15 y miércoles 16, antes de los feriados. Está pendiente confirmar con Patricio si prefiere trabajar esos días o saltarse la semana completa: en ese caso las sesiones se corren al 22 y 23 de septiembre y el cierre de la épica se mueve al 6 de noviembre.
Sin regla escrita, la configuración y la capacitación se pierden y la empresa queda con la excusa de "no sabía". Y como Starter no tiene Vault, el offboarding es el control más importante que le queda a Tr4chile.
El entregable que el cliente compró y la evidencia de que el servicio funcionó. Incluye la sección de brechas por licenciamiento, que es a la vez honestidad técnica y sustento del upgrade.
El activo interno. Si el conocimiento queda en una sola cabeza, cada venta siguiente cuesta lo mismo en horas y el servicio no escala.
Contenido formativo
El lab instala criterio en quienes manejan información sensible. El webinar nivela a toda la plantilla para que la estructura configurada no se rompa por desconocimiento.
"Se fue y se llevó los archivos."
Unidades compartidas versus Mi unidad: por qué la empresa nunca debe ser dueña de nada a través de una persona. Ejercicio con un proceso real del área.
"No tengo idea de quién puede ver esto."
Compartir por grupos y no por personas. Lectura de la pantalla de accesos y diferencia entre lector, comentador y editor. Auditoría de una carpeta crítica.
"Mandé el archivo y ya no lo controlo."
Enlace en vez de adjunto, caducidad de acceso, bloqueo de descarga y copia, modo confidencial en Gmail. Demostración en vivo del bloqueo.
"Entré desde el computador de mi casa."
2FA y passkeys, revisión de dispositivos y actividad, cierre de sesiones remotas, y por qué las cuentas no se comparten nunca.
"El proveedor necesita ver esta carpeta."
Cómo se comparte hacia afuera de forma controlada: invitados, permisos temporales y qué nunca sale del dominio.
"Casi respondí ese correo raro."
Reconocer phishing y suplantación del gerente, y cómo se reporta.
"Vengo de otro correo y no entiendo nada."
Qué es Workspace, qué reemplaza y cómo entrar: cuenta corporativa, no cuenta personal.
"Nadie sabe cuál es la última versión."
Docs, Sheets y Slides: colaborar en un solo archivo en vez de mandar copias. El fin de propuesta_v2_final_FINAL.
"¿Dónde guardo esto?"
La regla de oro del Sprint: si es de la empresa, va en unidad compartida. Mi unidad es solo para borradores personales.
"Mando todo por adjunto."
Gmail: compartir enlaces en vez de archivos, y buscar en vez de ordenar en carpetas.
"Uso mi WhatsApp y mi Drive personal."
Por qué la información de la empresa no vive en cuentas personales, y qué riesgo corre la empresa y la persona.
"La IA la uso por fuera."
No pegar información de la empresa en chatbots personales. Se entrega el criterio y se deja abierta la Ruta 02 como siguiente paso.
Seguridad del día a día
Verificación en dos pasos, gestión de la contraseña y cómo reconocer un correo de phishing.
Qué recibe el cliente
Dejarlo explícito por escrito es lo que evita el desgaste de alcance en las últimas dos semanas.
Restricción técnica
El cliente contrató la edición más básica. Es honesto decirlo antes de ejecutar y convertirlo en la conversación de upgrade con evidencia, en vez de una promesa que no podemos cumplir.
| Capacidad | Starter | Disponible desde | Qué significa para Tr4chile |
|---|---|---|---|
| Vault Retención y eDiscovery |
No incluido | Business Plus | No se puede recuperar ni investigar información borrada. El offboarding pasa a ser el control crítico. |
| DLP Prevención de fuga de datos |
No incluido | Ediciones superiores según app | Nada bloquea automáticamente el envío de una lista de precios o de datos personales. Queda el criterio de las personas. |
| Controles avanzados de unidades compartidas | Parcial | Business Standard | Las unidades compartidas existen, pero no se puede restringir la compartición externa por unidad. El diseño se apoya en grupos y OUs. |
| Etiquetas de clasificación en Drive | No incluido | Business Standard | La clasificación queda como convención documentada, no como metadato aplicado en la herramienta. |
| Herramienta de investigación de seguridad | No incluido | Enterprise | Ante un incidente no hay análisis forense; solo los registros básicos de auditoría. |
| Estructura, 2FA, passkeys, compartición por OU, control de apps, offboarding | Sí incluido | Todas las ediciones | Es el 70% del valor real para una empresa de este tamaño, y es lo que entregamos completo. |
No subir toda la empresa. Identificar las cinco a diez personas que tocan lo sensible —gerencia, comercial y finanzas— y llevar solo esas cuentas a una edición superior, dejando el resto en Starter. Es la opción más vendible porque el argumento del cliente aplica exactamente a esas cuentas, y genera ingreso incremental de licencias sin una discusión de presupuesto mayor.
Pendiente antes de cotizar: confirmar la matriz vigente de ediciones con nuestro canal Google y la mecánica de múltiples suscripciones en una misma cuenta.
Por qué importa
Tr4chile es la primera venta de la Ruta 05. La épica aporta por igual a entregar bien a este cliente y a dejar el servicio replicable.
$500.000 por el Sprint, pago único, con el precio base vigente hasta 25 colaboradores.
El informe de cierre es la puerta natural al Programa continuo, $650.000 mensuales con mínimo de 6 meses, más el delta de licencias de las cuentas críticas.
El playbook permite que la próxima venta de la Ruta 05 la ejecute cualquier persona del equipo, con checklist ramificada por edición de licencia.
Registramos horas reales por tarea para comparar el costo de entrega contra el precio de venta y validar el margen del producto.
La página de Academy tiene los testimonios en blanco. Este cliente, bien ejecutado, es el primer caso citable de la ruta.
El desfase entre lo que promete la ruta y lo que permite cada edición es la principal fricción de venta. Este caso la documenta y la resuelve de entrada.
Gestión de riesgos
| Riesgo | Impacto | Mitigación |
|---|---|---|
| El cliente espera "cero fuga de información" | Insatisfacción al cierre pese a una entrega correcta | Se aterriza la expectativa en la primera llamada: reducimos drásticamente la fuga accidental y dejamos trazabilidad, pero ninguna herramienta impide una foto de pantalla. Queda por escrito en el alcance. |
| Las cuentas no se activan a tiempo | Corre todo el cronograma | Es prerequisito explícito de la etapa 1, con acceso de administrador probado antes de comprometer fechas de sesiones. |
| El equipo carga archivos antes del diseño | Rehacer estructura y mover datos, con enlaces roto | El orden es no negociable: diseño aprobado y consola configurada antes de la migración. Se comunica como argumento de urgencia al cliente. |
| Fiestas Patrias vacía las sesiones | Lab y webinar con baja asistencia, plata botada | Se consulta a Patricio antes de fijar el calendario definitivo. Si opta por saltar la semana, el cierre se mueve al 6 de noviembre. |
| Las políticas no se firman | El control más importante queda sin vigencia | La firma de la gerencia es criterio de aceptación de la etapa 6, no una recomendación al margen. |
| Ejecución concentrada en una sola persona | Riesgo de continuidad y de escalamiento | La etapa 8 obliga a que un colega valide la checklist sin apoyo del autor antes de cerrar la épica. |
Lo que necesito de la jefatura
El plan está cargado en Jira y listo para ejecutar. Estas son las definiciones que no me corresponde tomar solo.